Kallelse till extra årsmöte

Härmed kallas medlemmarna i Västerås Tennisklubb till extra årsmöte.

Dag: Tisdagen den 24:e September 2019

Tid: kl 18

Plats: Röda rummet, Bellevue

Följande punkter kommer att behandlas enligt beslut på ordinarie årsmötet.

1. Medlemsavgifter 2020

2. Stadgeändring avseende borttagande av Hedersmedlemmar

3. Presentation reviderad budget för 2019.

Underlag för ovan punkter kommer att publiceras på hemsidan samt finnas på kansliet senast två veckor innan mötet.

Väl Mött

Fredrik Grivans

Ordf VTK

Dagordning vid extra årsmöte 24 September 2019

Öppnande

1.                   Fastställande av röstlängd för mötet.

2.                   Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt.

3.                   Fastställande av föredragningslista.

4.                   Val av ordförande och sekreterare för mötet.

5.                   Val av protokolljusterare och rösträknare för mötet.

6.                   Fastställande av medlemsavgiften 2020

11.                 Fastställande av uppdaterad budget för verksamhetsåret 2019

13.                 Behandling av styrelsens förslag och motion avseende stadgeändring

Avslutning

Medlemsavgifter 2020

Styrelsen föreslår årsmötet medlemsavgifter enligt nedan

Junior  250 kr

Vuxen 450 kr

Familj  700 kr

Budget 2019

Stadgar VTK med ändringar enligt styrelsens förslag

Stadgar för Västerås Tennisklubb, antagna av årsmötet 2019

Föreningen har sitt säte i Västerås stad och föreningen grundades 1922.

MÅL OCH INRIKTNING

1 § Ändamål

Att genom främjande av tennis verka för höjande av medlemmars fysiska och psykiska hälsa.

Att erbjuda möjlighet till motions- och tävlingsidrott för alla medlemmar på alla nivåer, från nybörjare till elit i alla åldrar.

Att främja god kamrat- och idrottsanda.

Att verka för drog- och dopingfri idrott.

Att äga, förvalta och underhålla föreningens idrottsanläggningar, inkluderande såväl inom- som utomhusbanor.

2 § Sammansättning

Föreningen består av dess medlemmar.

3 § Tillhörighet

Föreningen är medlem i Svenska Tennisförbundet (SF) och därmed ansluten till Sveriges Riksidrottsförbund (RF).  Föreningen tillhör dessutom Svensk Tennis Mitt.

Föreningen är skyldig att följa nämnda organisationers stadgar, tävlingsbestämmelser, övriga bestämmelser och beslut fattade av överordnat idrottsorgan.

På begäran från Svenska Riksidrottsförbundets Styrelse (RF) eller Svenska Tennisförbundet (SF) eller Svensk Tennis Mitt är föreningen skyldig att ställa föreningens handlingar till förfogande samt lämna dessa organ begärda uppgifter.

4 § Beslutande organ

Föreningens beslutande organ är årsmötet, extra årsmötet och styrelsen.

5 § Organisation

Verksamheten ska bedrivas enligt RFs regler och inom ramen av en av styrelsen beslutad organisationsstruktur. Då så är påkallat skall organisationsstrukturen, efter beslut av styrelsen, anpassas för att på bästa sätt främja verksamheten.

Större organisatoriska förändringar skall redovisas i den årliga verksamhetsberättelsen samt då styrelsen anser det påkallat att specifikt informera medlemmarna.

6 § Firmateckning

Föreningens firma tecknas av styrelsen eller, om styrelsen så beslutar, av två styrelseledamöter gemensamt eller av en eller flera av styrelsen utsedda personer.

7 § Verksamhets- räkenskaps- och arbetsår

Föreningens verksamhetsår: 1/1-31/12.

Föreningens räkenskapsår sammanfaller med verksamhetsår.

Styrelsens arbetsår omfattar tiden från årsmötets avslutande till och med årsmötet påföljande år.

8 § Stadgetolkning

Uppstår tvekan om tolkningen av dessa stadgar, eller om fall förekommer som inte är förutsedda i stadgarna, hänskjuts frågan till nästa kommande årsmöte. I brådskande fall får frågan avgöras av styrelsen.

Medlem förbinder sig genom sitt medlemskap i föreningen att i fråga om tillämpning av dessa stadgar inte väcka talan vid allmän domstol.

Tvist om tillämpningen av stadgarna skall i stället avgöras i enlighet med den inom Svenska idrottsrörelsen angiven ordning.

9 § Stadgeändring

För ändring av dessa stadgar krävs beslut av årsmöte med minst 2/3-delar av antalet avgivna röster.

Förslag till ändringen av stadgarna får skriftligen avges av såväl medlem som styrelsen.

10 § Upplösning av föreningen

Föreningen kan upplösas genom beslut som fattas vid två på varandra följande möten med minst sex månaders mellanrum och som biträdes av minst 2/3-delar av vid mötena närvarande röstberättigande. Minst ett av mötena skall vara ordinarie årsmöte.

I beslut om upplösning av föreningen ska inkluderas direktiv beträffande vilket (vilka) idrottsfrämjande ändamål ett eventuellt överskott ska användas till.

Beslutet, tillsammans med bestyrkta kopior av styrelsen av styrelsens och årsmötets protokoll i ärendet, samt revisionsberättelse tillsammans med balans- och resultaträkningar ska omedelbart delges Svenska Tennisförbundet (SF). 

FÖRENINGENS MEDLEMMAR

11 § Medlemskap

Medlemskap beviljas av styrelsen eller av den som styrelsen delegerat beslutanderätten till.

Ansökan om medlemskap får avslås endast om det kan antas att vederbörande kommer att motarbeta klubbens ändamål eller intressen eller i övrigt skada föreningen eller dess medlemmar.

Beslut att avslå medlemskap ska fattas av styrelsen. I beslutet skall skälen redovisas samt anges vad den medlemssökande skall iaktta för att överklaga beslutet.

Beslutet ska inom tre dagar från dagen för beslutet skriftligen tillställas den som fått avslag på medlemsansökan.

Beslut om vägrat medlemskap får överklagas av den berörde enligt reglerna i RF:s stadgar.

12 § Utträde

Medlem som vill utträda ur föreningen ska skriftligen anmäla detta till föreningen och anses därmed omedelbart ha lämnat föreningen.

Medlem som inte har betalat medlemsavgift trots skriftlig påminnelse för två på varandra följande verksamhetsår anses ha begärt utträde ur föreningen varvid medlemskapet upphör genom att personen i fråga avförs från medlemsförteckningen.

§13 Uteslutning

Medlem får inte uteslutas ur föreningen av annan anledning än att denne har försummat att betala av föreningen beslutade avgifter, motarbetat föreningens verksamhet eller ändamål, kränkt, motarbetat eller uppenbarligen skadat föreningens intressen.

Beslut om uteslutning eller varning får inte fattas utan att medlemmen inom viss tid dock minst 14 dagar, fått tillfälle att yttra sig över de omständigheter som föranlett att medlemskapet ifrågasätts. I beslut ska skälen därför redovisas samt anges vad medlemmen skall iaktta för överklagande. Beslutet skall inom tre dagar från dagen för beslutet skriftligen skickas till den berörde.

Beslut om uteslutning eller varning ska fattas av styrelsen och får av den berörde överklagas enligt RF:s stadgar.

§14 Medlems rättigheter och skyldigheter

Medlem:

- har rätt att delta i aktiviteter och sammankomster som anordnas av föreningen.

-  har rätt till information om föreningens verksamhet.

-  ska följa föreningens stadgar och beslut som fattas av föreningsorgan samt följa i §3 nämnda organisationers stadgar, bestämmelser och beslut.

-  har inte rätt till del av föreningens behållning eller egendom vid upplösning av föreningen.

-  ska betala medlemsavgift. Detta gäller inte hedersmedlemmar

-  betalar själv sin tävlingslicens.

§15 Deltagande i idrottsverksamheten

Medlem har rätt att delta i föreningens idrottsliga verksamhet under de former som är vedertagna inom idrotten och på samma villkor som gäller för övriga medlemmar.

Om tävlingen eller uppvisningen arrangeras utanför Sverige, skall också SF ge sitt samtycke, såvida SF inte beslutat om annan ordning.

Är arrangören inte ansluten till SF som är organiserat för att omhänderta den idrottsgren vilken tävlingen eller uppvisningen gäller, får medlemmen delta endast om detta SF godkänt tävlingen eller uppvisningen.

Medlem som tävlar representerar föreningen om inte annat meddelas av Svenska Tennisförbundet, RF.

ÅRSMÖTE OCH EXTRA ÅRSMÖTE

§16 Tidpunkt och kallelse

Årsmötet som är föreningens högst beslutande organ, hålls före utgången av april/mars månad på tid och plats som bestäms av styrelsen.

Kallelse till årsmötet ska utfärdas av styrelsen och anslås på föreningens hemsida och klubbens anslagstavla senast tre veckor innan mötet. Vidare skall kallelsen jämte förslag till föredragningslista anslås i klubblokalen eller på annan lämplig plats.

Har förslag väckts om stadgeändringar, nedläggning eller sammanslagning av föreningen med annan föreningen eller annan fråga av väsentlig betydelse för föreningen eller dess medlemmar skall det anges i kallelsen.

Verksamhets- och förvaltningsberättelser, revisorernas berättelse, verksamhetsplan med budget samt styrelsens förslag och inkomna motioner med styrelsens yttranden skall finnas tillgängliga för medlemmarna senast en vecka före årsmötet. I kallelsen skall anges var dessa finns tillgängliga.

17 § Förslag och ärenden att behandlas av årsmötet

Såväl medlem som styrelse får avge förslag att behandla av årsmötet.

Förslag från medlem ska vara styrelsen tillhanda senast fyra veckor före årsmötet.

Styrelsen skall till årsmötet avge skriftligt yttrande över förslaget.

18 § Rösträtt samt yttrande- och förslagsrätt på årsmöte och extra årsmöte

Medlem som i vederbörlig ordning har betalat medlemsavgifter och är registrerad i medlemsregistret och under samma år som mötet hålles fyller lägst 7 år har rösträtt. Anställd i föreningen har ej rösträtt.

Rösträtten är personlig och får inte utövas genom ombud.

Medlem som inte har rösträtt har yttrande- och förslagsrätt på mötet.

19 § Beslutsmässighet

Mötet är beslutsmässigt med det antal röstberättigande medlemmar som är närvarande på mötet.

20§ Beslut och omröstning

Beslut fattas med bifallsrop (acklamation) eller om så begärs efter rösträkning.

Med undantag för de i 8§ första stycket och 9§ nämnda fallen avgörs vid omröstning alla frågor genom enkel majoritet. Enkel majoritet kan antingen vara absolut eller relativ.

Val avgörs genom relativ majoritet. Med relativ majoritet menas att den (de) som erhållit högst antalet röster är vald (valda) oberoende av hur deras röster förhåller sig till antal angivna röster.

För beslut i andra frågor än val krävs absolut majoritet vilket innebär mer än hälften av antalet avgivna röster.

Omröstning sker öppet. Om röstberättigad medlem begär det skall dock val ske slutet.

Vid omröstning som ej avser val gäller vid lika röstetal det förslag som biträds av ordföranden vid mötet, om han/hon är röstberättigad, Är han/hon inte röstberättigad avgör lotten. Vid val skall i händelse av lika röstetal lotten avgöra.

Beslut bekräftas med klubbslag. 

21 § Valbarhet

Valbar till styrelse och valberedning är röstberättigad medlem i föreningen. Anställd i föreningen för dock inte väljas till ledamot i styrelsen eller revisor i föreningen.

22 § Ärenden vid årsmötet

Vid årsmötet skall följande behandlas och protokollföras.

1.  Fastställande av röstlängd för mötet.

2.  Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt.

3.  Fastställande av föredragningslista.

4.  Val av ordförande och sekreterare för mötet.

5.  Val av protokolljusterare och rösträknare för mötet.

6.  a/ Styrelsens verksamhetsberättelse för det senaste verksamhetsåret.

6.b/ Styrelsens förvaltningsberättelse (balans- och resultaträkning) för det senaste räkenskapsåret.

7.  Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste verksamhets-/ räkenskapsåret.

8.  Förslag till disposition av vinst/förlust.

9.  Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser.

10.           Fastställande av medlemsavgiften.

11.           Fastställande av verksamhetsplan samt behandling av budget för det kommande verksamhets-/ räkenskapsåret.

12.           Val av

12.a/ föreningens ordförande för en tid av ett år.

12.b/ halva antalet övriga ledamöter i styrelsen för en tid av två år.

12.c/ två suppleanter i styrelsen med för dem fastställd turordning för en tid av ett år.

12.d/ två revisorer jämte suppleanter för en tid av ett år. I detta val för inte styrelsens ledamöter delta;

12.e/ tre ledamöter i valberedningen för en tid av ett år, av vilka en skall utses som ordförande.

13.           Behandling av styrelsens förslag och i rätt tid inkomna motioner.

Beslut i fråga av större ekonomisk betydelse för föreningen eller medlemmarna får inte fattas om det inte finns med i kallelsen till mötet. 

23 § Extra årsmöte

Styrelsen kan kalla medlemmarna till extra årsmöte.

Styrelsen är skyldig att kalla till extra årsmöte när en revisor eller minst en tiondel av föreningens röstberättigade medlemmar begär det. Sådan framställning skall avfattas skriftligen och innehålla sakliga skäl för begäran. Vid begäran om extra årsmöte skall styrelsen inom 14 dagar kalla till möte som ska hållas inom två månader från kallelsen.

Kallelse jämte föredragningslista för extramötet skal utfärdas senast sju dagar före mötet genom anslag på föreningens hemsida och anslagstavla.

Underlåter styrelsen att inom 14 dagar kalla till möte får den som krävt mötet kalla till detta.

VALBEREDNINGEN

24 § Sammansättning och åligganden

Valberedningen består av ordförande och två ledamöter valda av årsmötet. Båda könen skall om möjligt vara representerade.

Valberedningen ska senast fyra veckor före årsmötet tillfråga dem vilkas mandattid utgår vid mötets slut om de vill kandidera till nästa mandattid.

Senast två veckor före årsmötet ska valberedningen meddela medlemmarna sitt förslag genom anslag på föreningens hemsida och anslagstavla. 

REVISORER

§ 25 Revision

Revisorerna har rätt att fortlöpande ta del av föreningens räkenskaper, årsmötets- och styrelseprotokoll och övriga handlingar.

Föreningens räkenskaper skall vara revisorerna tillhanda senast en månad före årsmötet.

Revisorerna skall granska styrelsens förvaltning och räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret samt till styrelsen överlämna revisionsberättelse senast 14 dagar före årsmötet.

26 § Sammansättning

Styrelsen består av ordförande samt minst fem eller högst sju ordinarie ledamöter samt två suppleanter. 

Styrelsen bör bestå av kvinnor och män.

Ordförande utses av årsmötet medan styrelsen inom sig utser vice ordförande och sekreterare.

Suppleanter utses av årsmötet. Vid förhinder för ledamot inträder suppleant enligt av årsmötet fastställd turordning.

§ 27 Styrelsens åliggande

När årsmötet inte är samlat är styrelsen föreningens beslutande organ och ansvarar för föreningens angelägenheter.

Styrelsen skall, inom ramen för RF:s, SF:s och dess stadgar, svara för föreningens verksamhet enligt fastställda planer samt tillvarata medlemmarnas intressen.

Suppleanter ska närvara vid styrelsens sammanträden.

Det åligger särskilt styrelsen att:

-  tillse att för föreningen gällande lagar och bindande regler iakttas,

-  verkställa av årsmötet fattade beslut,

-  planera, leda och fördela arbetet inom föreningen,

-  tillse att relevant information om föreningens verksamhet på lämpligt sätt, i rätt tid och i adekvat omfattning delges föreningens medlemmar, myndigheter, sponsorer och andra intressenter,

-  tillse att inom idrottsrörelsen nationellt antagna etiska regler kommuniceras till medlemmarna och sträva efter att dessa efterlevs.

-  ansvara för och förvalta föreningens medel,

-  tillställa revisorernas räkenskaper mm enligt 25 §

-  förbereda årsmötet

Ordförande är föreningens officiella representant. Ordförande skall leda styrelsens förhandlingar och arbete samt övervaka att föreningens stadgar och övriga för föreningen bindande regler och beslut efterlevs.

Har ordförande förhinder ska vice ordförande träda in i ordförandens ställe.

Ordföranden skall även ingå i Styrelsen för Bellevue AB.

Styrelsen skall besluta om fördelning av arbetsuppgifter i övrigt.

28 § Kallelse, beslutsmässighet och omröstning

Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden, eller då minst halva antalet ledamöter har begärt det.

Styrelsen är beslutsmässig när samtliga ledamöter kallats och då minst halva antalet ledamöter är närvarande. För alla beslut krävs att minst hälften av styrelsens samtliga ledamöter är ense om beslutet. Om styrelsen har jämt antal röster vid beslut har ordförande utslagsröst. Röstning får inte ske genom ombud.

I brådskande fall får ordföranden besluta att ärende skall avgöras genom skriftlig omröstning eller vid telefonmöte. Sådant beslut skall anmälas vid det närmast därefter följande mötet.

Vid mötet skall protokoll föras. Protokoll skall justeras av mötesordföranden. Avvikande mening skall antecknas till protokollet.

29 § Överlåtelse av beslutanderätt

Styrelsen får överlåta sin beslutanderätt i enskilda ärenden eller i vissa grupper av ärenden till sektion, kommitté, annat organ, enskild medlem eller anställd.

Styrelsen skall fortlöpande hållas underrättad om beslut tagna i kraft av ett sådant bemyndigande.

Beslut om bemyndigande skall protokollföras.

30 § Klagotid stämmobeslut

Om någon på stämman närvarande medlem ( Om minst 5 st på stämman närvarande medlemmar) är oense med ett stämmobeslut äger denne (de), inom tre (3) veckor från det att stämman avhållits ( nedan kallat ”Klagotiden”), påkalla att styrelsen omgående kallar till en extra stämma som skall hållas inom tre (3) veckor från Klagotidens utgång. Det åligger styrelsen att efterkomma sådan påkallelse.
Stämmobeslut får ej verkställas med mindre än att (i) den andra stämman avhållits eller (ii) Klagotiden utgått utan att någon påkallat extrastämma.